POLITICA PARA MANEJO, ADMINISTRACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES
EN CUMPLIMIENTO DE LE LEY 1581 DE 2012 Y SU DECRETO
REGLAMENTARIO 1377 DE 2013
1. PROPÓSITO.
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La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que Comercial Alpa S.A.S. (Comercial Alpa) en su condición de responsable de manejo de información personal, realice el tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los titulares de la información les asiste.
2. RESPONSABLE.
Razón Social: Comercial Alpa S.A.S
Dirección: Cra 51 No 9C Sur 85 Multcentro Guayabal Ofi 601.
Ciudad: Medellín
Correo Electrónico: info@alpa.co
Teléfono: (574) 362 0080
Área Encargada: Administrativa
3. VIGENCIA DE LA POLÍTICA.
La presente política entra en vigencia el veintiséis (26) de julio de 2013.
4. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS.
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En ejercicio de su objeto social, Comercial Alpa realiza el tratamiento de datos personales de sus empleados, empleados de sus contratistas, proveedores, clientes y usuarios de sus productos, actividad que ejecuta directamente, o por parte de contratistas o mandatarios encargados de ello. Así mismo en cumplimiento de legislación aplicable y de políticas corporativas, Comercial Alpa puede requerir transmitir o transferir dichos datos a sus compañías matrices, filiales y/o subsidiarias extranjeras.
En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de Comercial Alpa se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del titular. En cumplimiento de la ley Comercial Alpa, no recolecta ni almacena datos de niños, niñas y adolescentes.
Comercial Alpa tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del titular de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso:
a) Tratamiento de datos personales de empleados y ex empleados: Se realiza para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de Comercial Alpa, tales como pagos de nómina, pagos y reportes al sistema general de seguridad social en salud, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades del sistema general de seguridad social en salud a los que el titular esté o hubiere estado vinculado.
b) Tratamiento de datos personales de empleados de contratistas, que prestan servicio en instalaciones de Comercial Alpa: Permitir a Comercial Alpa cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como asignación y control de elementos tecnológicos, materiales, equipos, identificación de ingreso, seguimiento a cumplimiento de obligaciones a cargo de contratistas, atención de eventuales emergencias, atención respuesta de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.
c) Tratamiento de datos personales de proveedores personas naturales: Permite el cumplimiento de obligaciones contractuales a cargo de Comercial Alpa, tales como pagos de honorarios, reportes de pagos, reportes o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el titular de la información o por sus legitimarios.
d) Tratamiento de datos personales de clientes personas naturales: El tratamiento de datos personales de clientes que son personas naturales, tiene el propósito de que Comercial Alpa pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como facturación, reportes de pagos o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el titular de la información o por sus legitimarios.
e) Usuarios de Productos: El tratamiento de estos datos permite a Comercial Alpa cumplir con las obligaciones a su cargo en materia de calidad de los productos, para la atención efectiva de consultas y reclamos de consumidores y como información estadística.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES.
Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
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6. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES.
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Los Titulares de datos personales deben dirigir sus consultas peticiones o reclamos al correo info@alpa.co
a. Consultas: Comercial Alpa debe atender las consultas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha que se recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días.
b. Reclamos: El titular o causahabiente que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente política, podrá presentar un reclamo a Comercial Alpa el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
i) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, al correo electrónico info@alpa.co con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, Comercial Alpa requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
ii) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
iii) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
iv) El titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
c. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato:
Los Titulares podrán en todo momento solicitar a Comercial Alpa la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el procedimiento indicado en esta política.
Si vencido el término legal respectivo, Comercial Alpa no hubiere eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.
No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
7. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
Comercial Alpa sólo podrá realizar el tratamiento de datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento o vencido el plazo máximo legal en el cual Comercial Alpa tiene la obligación de conservar los datos personales Comercial Alpa o el Encargado del Tratamiento procederán a la supresión de los datos personales en su posesión.
Comercial Alpa y los Encargados del Tratamiento deberán documentar los procedimientos para el tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
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